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15 soluciones de oficina inteligentes esenciales para adoptar

El ecosistema empresarial global está integrando soluciones de oficina inteligentes, como resultado de nuestra transición hacia una economía basada en el conocimiento. La aparición de tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la Internet de las cosas da vida a los sistemas de oficina inteligentes. Estas tecnologías remodelan varias prácticas establecidas desde hace mucho tiempo para hacer negocios y realizar trabajos de oficina.

Hoy en día, las soluciones de oficina inteligente han beneficiado a todas las industrias. Por lo tanto, las empresas, grandes y pequeñas, deberían adoptar estos sistemas de oficina inteligentes para mantenerse por delante de la competencia. El almacenamiento de datos en la nube ya no es una novedad. Del mismo modo, las tecnologías de vanguardia, como los sistemas impulsados ​​por inteligencia artificial, que aprovechan los algoritmos de aprendizaje profundo, presionan a las empresas para que los adopten rápidamente o se enfrentan a una disminución de la productividad.

Para las empresas de todo el mundo, la adopción de soluciones de oficina inteligentes es una cuestión de cuándo y no si. Además de eso, las empresas también deberían considerar identificar y utilizar tecnologías de oficina inteligentes que probablemente se generalizarán en el futuro cercano para cosechar las recompensas de ser las primeras en adoptar.

¿Qué significa “oficina inteligente”?

Oficina inteligente es un término amplio que abarca múltiples tecnologías y productos que aumentan la productividad de los empleados, permiten la colaboración en tiempo real, reducen los costos comerciales generales y ayudan a las empresas a obtener información útil sobre clientes potenciales, ventas y rendimiento.

Junto con el software, los productos de oficina inteligente incluyen varios dispositivos y artilugios que van desde impresoras en la nube y cerraduras inteligentes sin llave hasta termostatos inteligentes y bombillas. Diferentes sensores pueden controlar el entorno de la oficina y ajustar automáticamente la temperatura, la humedad y la iluminación dentro de un espacio de trabajo.

La automatización de las tareas de oficina es un componente integral de una oficina inteligente. Esto elimina las tareas repetitivas, lo que permite a los empleados concentrarse en las actividades comerciales centrales. La adopción de sistemas comerciales inteligentes y automatizados es imperativa si desea conservar su ventaja competitiva. Sin embargo, el alcance de las tecnologías inteligentes se está ampliando aún más.

La próxima generación de oficinas inteligentes se ubicará en edificios inteligentes. Estos edificios impulsados ​​por IA controlan automáticamente el consumo de agua y energía, la calidad del aire y el acceso a áreas confidenciales. Un paso más es la creación de oficinas inteligentes adaptables. Esto incluye el uso de una combinación de sensores y software predictivo para adaptarse a las necesidades específicas de su negocio.

Es un hecho que las oficinas se volverán más inteligentes con el tiempo con el rápido desarrollo de soluciones de oficina inteligentes. Entonces, ¿cuáles son algunos de los productos que hacen que una oficina sea "inteligente"? ¿Qué tecnologías emergentes están a punto de cambiar la rutina de nuestra oficina para siempre? ¡Vamos a averiguar!

Inteligencia artificial: un cambio de juego en el mundo empresarial

Inteligencia artificial para empresas

--Foto de TechAnalysis en Statista

Antes de profundizar en soluciones específicas de oficina inteligente, es importante saber que la inteligencia artificial (IA) es la tecnología clave detrás de la interrupción de prácticas y procedimientos comerciales establecidos desde hace mucho tiempo. La IA ha dado lugar a una forma completamente nueva de hacer negocios. Ya sea respondiendo a la demanda del mercado o analizando las preferencias de los clientes. Combinados con Big Data, los sistemas de oficina inteligentes impulsados ​​por IA pueden identificar clientes potenciales y prospectos, proporcionar información procesable y llevar la inteligencia empresarial al siguiente nivel.

Echemos ahora un vistazo a las 15 soluciones de oficina inteligentes esenciales que debe adoptar para mantenerse por delante de la competencia.

Las 15 mejores soluciones de oficina inteligente

1. Las empresas adoptan la inteligencia artificial para mejorar el rendimiento del backend

El aprendizaje automático permite la aparición de algoritmos de inteligencia artificial que aprenden de sus acciones y comportamientos pasados ​​para recomendar la acción más adecuada e identificar patrones en el comportamiento de sus clientes. Esta es una herramienta poderosa que puede utilizar para deshacerse de tareas repetitivas, minimizar el error humano, identificar oportunidades comerciales y lograr la máxima eficiencia.

Amazon, Apple, Google, IBM, Microsoft y Facebook se encuentran entre los principales investigadores y creadores de algoritmos de inteligencia artificial. Aunque, la mayoría de los científicos de IA ahora residen en China. El aprendizaje automático jugará un papel sin precedentes en el desarrollo a largo plazo de cualquier negocio.

2. Los sistemas de oficina inteligentes funcionan en la nube

No puede escalar su negocio de manera efectiva sin trasladar sus sistemas de oficina inteligentes a la nube. El almacenamiento de datos y la ejecución de aplicaciones empresariales en la nube suelen ser más económicos y seguros que en la propia empresa. Además, las soluciones en la nube le permiten escalar sus operaciones, según las necesidades comerciales actuales y la coyuntura del mercado.

Amazon Web Service (AWS), Google Cloud Platform y Microsoft Azure Cloud Computing & Services son las principales plataformas en la nube, mientras que Google G Suite y Microsoft Office 365 ofrecen soluciones completas para pequeñas oficinas en la nube. Con precios desde $ 4.7 por usuario al mes para Office 365 y $ 6 por usuario al mes para G Suite, cualquier empresa puede aprovechar los beneficios de una solución de oficina pequeña accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.

3. Las tecnologías de oficina conectadas cambiarán el lugar donde trabajamos

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Foto de Viktor Hanacek en PicJumbo

Encuestas recientes muestran que más de un tercio de las grandes empresas pronostican que más del 50% de su fuerza laboral trabajará desde ubicaciones remotas para 2020. Observamos la misma tendencia entre las pequeñas y medianas empresas, que se beneficiarán de la reducción de gastos para administrar una oficina y obtener empleados más felices y productivos al mismo tiempo.

Soluciones como G Suite y Office 365 permiten el trabajo remoto y cuentan con algunas herramientas de colaboración. Sin embargo, existe un número creciente de plataformas para conectar tecnologías de oficina en una solución totalmente integrada para trabajar y colaborar en tiempo real, desde cualquier ubicación.

Los productos de oficina inteligentes como Asana, Slack, Trello o Zoho liberan todo el potencial del trabajo remoto al permitir que las empresas administren múltiples proyectos, colaboren en tiempo real, controlen las horas de trabajo o asignen tareas y subtareas.

4. Comunicación en tiempo real sin un dispositivo móvil

La comunicación en tiempo real es fundamental en el vertiginoso entorno empresarial actual. Los teléfonos móviles y el correo electrónico cambiaron la forma en que nos comunicamos y siguen siendo las herramientas de comunicación preferidas en ciertas industrias.

No obstante, estamos siendo testigos del surgimiento de herramientas integradas que combinan chats de mensajes de texto y de voz, chat de video, uso compartido de imágenes y videos y funcionalidad de conferencias en una sola plataforma. ¿Por qué una empresa debería pagar por múltiples aplicaciones de comunicación cuando obtiene una solución de oficina pequeña todo en uno habilitada en línea?

Skype, Zoom y Viber son herramientas populares para conferencias y llamadas de audio y video, pero las nuevas tecnologías de oficina conectadas brindan más que eso. Por ejemplo, las plataformas basadas en la nube como Flock y River combinan la colaboración, la gestión de proyectos, el chat y las llamadas de audio y video en una sola herramienta. Flock incluso ofrece un plan gratuito con videollamadas grupales para hasta 20 usuarios, mientras que los planes River comienzan en $ 49 para 12 usuarios con llamadas de voz y video y uso compartido de archivos ilimitado.

5. La realidad virtual y la realidad aumentada tienen usos comerciales potentes

Google Glass, soluciones de oficina inteligente

Foto de Google

Los productos de realidad virtual y aumentada se consideran la próxima gran novedad, ya que los fabricantes de dispositivos de realidad aumentada y realidad virtual como Microsoft, Google y Facebook consideran formas de hacerlos utilizables para aplicaciones comerciales.

Un auricular AR permite la creación de diseños interiores o exteriores sin tener que tocar una computadora en absoluto. La tecnología AR permite que un diseñador tenga una idea real de cómo se ve el diseño en el mundo de los materiales, lo que apenas se puede lograr incluso en una computadora con capacidades 3D.

Un casco de realidad virtual puede permitir a expertos de diferentes dominios explorar varios objetos que de otro modo serían inaccesibles a la vista. Esto abre la puerta a mejoras de productos y materiales y puede tener una amplia aplicación en la industria de la salud.

Las predicciones más audaces son que AR y VR darán como resultado la creación de realidades aumentadas donde realizaremos acciones virtuales que luego se integrarán en el mundo real.

6. La impresión 3D fomenta la innovación

Muchos consideran la novedosa tecnología de impresión 3D simplemente una tecnología de oficina genial. Pero ya tiene aplicaciones factibles en los negocios. Puede desarrollar prototipos de forma fácil y económica y compararlos con productos de la competencia.

Poco a poco, la impresión 3D avanza hacia la fabricación de productos reales. Esto aumenta la productividad y aumenta los márgenes de beneficio en el proceso.

Apostar por esta tecnología innovadora definitivamente puede llevarlo por delante de la competencia. Eso es si lo está usando inteligentemente y lo aprovecha al máximo.

7. Internet de las cosas permite oficinas más inteligentes

El Internet de las cosas se utiliza para describir un ecosistema interconectado que se compone de varios dispositivos y sensores que controlan nuestro entorno. Las mejores soluciones de oficina ya están interconectadas en gran medida, aprovechando la potencia de varios dispositivos que pueden comunicarse entre sí.

Los sistemas inteligentes de máquina a máquina pueden impulsar la productividad de muchas formas. Por ejemplo, las tecnologías de oficina inteligente conectadas pueden seguir su horario para reunirse con equipos y clientes y configurar automáticamente sus sistemas de sala de conferencias justo antes de que comience una reunión.

Los wearables también forman parte del amplio ecosistema de IoT con teléfonos inteligentes, relojes inteligentes e incluso rastreadores de actividad física que le permiten controlar la luz, la temperatura y las cerraduras de su oficina inteligente de forma remota.

8. BYOD está evolucionando hacia BYOA

Muchas empresas aprovechan las políticas de Traiga su propio dispositivo (BYOD) que permiten a sus empleados utilizar un dispositivo que conocen mejor y con el que se sienten más cómodos. Una política BYOD plantea problemas de ciberseguridad, pero una estrategia BYOD en funcionamiento produce beneficios como una mayor productividad y trabajadores más felices.

La última tendencia que debe seguir para mantenerse competitivo es la adopción del enfoque Traiga su propia aplicación (BYOA). Una estrategia integral para permitir que los empleados utilicen las aplicaciones con las que están más familiarizados dará sus frutos, ya que la mayoría de las aplicaciones comerciales ahora son compatibles entre sí o puede conectarlas e integrarlas utilizando herramientas como Zapier.

Los millennials están ingresando rápidamente a la fuerza laboral y están comenzando a ocupar puestos más altos, mientras que un buen porcentaje de esta generación de trabajadores prefiere usar sus dispositivos personales y aplicaciones personalizadas. Esto es muy ventajoso ya que BYOD y BYOA realmente aumentan la productividad y reducen los costos de compra de licencias de software.

El último paso será la introducción de un sistema integrado que permite la personalización completa de una experiencia en el lugar de trabajo al traer y conectar cualquier tecnología inteligente en la oficina.

9. Exprésate con naturalidad cuando hables con tus sistemas de oficina inteligentes.

El procesamiento del lenguaje natural y el reconocimiento de voz hicieron todo lo posible para convertirse en una tecnología viable. Esto sucedió cuando la PNL se incorporó a una variedad de productos de oficina inteligentes. Numerosos productos de oficina inteligentes ahora pueden reconocer comandos de voz.

Los asistentes virtuales como Amazon Echo, Google Home, Sonos One y Apple HomePod estaban destinados originalmente a controlar una casa inteligente a través de comandos de voz. Pero, cada vez más desarrolladores de software están lanzando aplicaciones que pueden ser útiles para las empresas. También pueden trabajar en combinación con dispositivos IoT y conectar sensores para administrar su entorno de oficina.

10. Los asistentes virtuales inteligentes realizan diversas tareas de oficina.

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Foto de Amazon

Hablando de comandos de voz, no podemos ignorar la adopción masiva de asistentes virtuales capaces para realizar diversas tareas mediante el reconocimiento de comandos de voz y texto. Actualmente, los asistentes virtuales más potentes incluyen Siri de Apple, Asistente de Google, Cortana de Microsoft y Alexa de Amazon. Todos ellos funcionan con algoritmos de inteligencia artificial y utilizan el aprendizaje automático para adaptarse a sus preferencias y aprender nuevas habilidades.

Una de las principales ventajas de los asistentes virtuales es que la mayoría de ellos se ejecutan en cualquier dispositivo, lo que le permite beneficiarse de la tecnología de oficina inteligente sobre la marcha. La funcionalidad incluye la programación, el establecimiento de citas, la búsqueda y la identificación de posibles clientes potenciales y clientes comerciales, y muchos más.

11. Los escritorios inteligentes se adaptan al estilo de trabajo del usuario

Las mejores soluciones de oficina ahora ofrecen escritorios inteligentes que recuerdan las preferencias de cada usuario. ¡Imagínense las ventajas que ofrece un escritorio inteligente en el contexto de una oficina inteligente! Hoy en día, los empleados comparten escritorios y los espacios de coworking son cada vez más populares.

Un escritorio inteligente también permite a los empleadores rastrear quién trabaja dónde y tener una comunicación bidireccional instantánea a través de aplicaciones de comunicación integradas. Los escritorios inteligentes utilizan la tecnología IoT para recopilar datos de sensores que luego se utilizan para evaluar la utilización de los lugares de trabajo y optimizar el uso para lograr la máxima eficiencia.

12. El control de clima inteligente es una realidad

Un edificio inteligente supervisa y gestiona el microclima del edificio a través de un centro de control central. Puede tener la misma funcionalidad en la oficina de su empresa.

Una nueva generación de trabajadores quiere tener beneficios de oficina como temperatura y humedad personalizables. Varias soluciones de oficina inteligente ofrecen precisamente eso. Un sistema inteligente de HVAC puede rastrear y analizar patrones de uso y luego ajustar automáticamente la temperatura ambiente.

Encuestas recientes muestran que la temperatura afecta notablemente la productividad de los empleados. Por lo tanto, tener un sistema de control de clima inteligente no es una rareza, sino una inversión en una mejor productividad. Los sistemas inteligentes de HVAC también pueden usar sensores de IoT para apagar y encender el aire acondicionado y la calefacción de una habitación de acuerdo con los horarios de trabajo de los empleados y el horario comercial para ahorrar energía.

13. Vigilancia de vídeo inteligente y seguridad en la oficina

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Foto de Bruno Mars en Unsplash

Uno de los primeros productos de oficina inteligente en llegar al mercado fueron los sistemas inteligentes para monitoreo de video. Esto agrega una capa adicional de seguridad para cualquier oficina. Los sistemas de monitoreo de video también pueden comunicarse con sistemas impulsados ​​por IA para proporcionar datos procesables sobre la utilización del espacio de oficina, lo que permite a los administradores de instalaciones optimizar el uso de una sala de oficina.

La mayoría de los sistemas de monitoreo de video modernos usan dispositivos conectados. Esto significa que puede acceder y controlar de forma remota a través de un dispositivo móvil. Por lo general, el sistema almacena datos en la nube. Por lo tanto, elimina la necesidad de iniciar sesión en un servidor de oficina para verificar las grabaciones de video.

14. Electrodomésticos de oficina inteligentes

Muchos consideran que los aparatos de oficina inteligentes son excesivos pero, como dijimos, aumentan la productividad y elevan la moral de sus empleados.

En la actualidad, se encuentra disponible una gran cantidad de tecnología de oficina genial. Esto incluye aparatos de oficina como cafeteras inteligentes, impresoras inteligentes y refrigeradores.

Una máquina de café inteligente, por ejemplo, no solo recuerda las preferencias de cada empleado, sino que también es accesible en línea o a través de un dispositivo móvil, lo que a su vez aumenta aún más la productividad al ahorrarle tiempo.

Una impresora inteligente puede solicitar automáticamente el reabastecimiento de consumibles cuando se agotan. Lo mismo se aplica a su frigorífico de oficina inteligente, que puede organizar un reabastecimiento por sí solo.

15. Lugares de trabajo inteligentes dentro de edificios inteligentes

Dicho esto, nos estamos moviendo hacia un entorno de oficina inteligente que lo abarque todo, ubicado en el contexto de un edificio inteligente. No tiene sentido tener todos estos sistemas de oficina inteligentes y no implementarlos a una escala mayor y más amplia, ¿verdad?

En realidad, los edificios inteligentes son relativamente comunes y ofrecen control inteligente sobre sus sistemas HVAC, redes de iluminación, estacionamientos, ascensores, acceso a pisos y habitaciones, y otras instalaciones y sistemas del edificio. La próxima generación de edificios inteligentes aprovechará las tecnologías avanzadas para impulsar la integración de los lugares de trabajo inteligentes.